Trong môi trường doanh nghiệp, đặc biệt với các bộ phận như PNS (Nhân sự), Back Office, Admin,…, việc làm việc với nhiều phòng ban cùng lúc là điều gần như diễn ra hằng ngày. Nếu không có phương pháp phù hợp, công việc rất dễ rơi vào tình trạng quá tải, chồng chéo và thiếu hiệu quả. Vậy đâu là bí quyết để phối hợp đa phòng ban một cách trơn tru và chuyên nghiệp?
Vì Sao Làm Việc Với Nhiều Phòng Ban Luôn Là Thách Thức?
Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có:
- Mục tiêu khác nhau
- Quy trình làm việc riêng
- Cách giao tiếp và ưu tiên công việc không giống nhau
Khi phải phối hợp cùng lúc nhiều bộ phận, người phụ trách dễ gặp phải các vấn đề như:
- Thông tin không đồng nhất
- Trễ tiến độ do phụ thuộc lẫn nhau
- Hiểu nhầm trong giao tiếp
- Khó kiểm soát khối lượng công việc
Chính vì vậy, kỹ năng phối hợp liên phòng ban trở thành yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả công việc.
1: Hiểu Rõ Vai Trò Và Kỳ Vọng Của Từng Phòng Ban
Trước khi bắt tay vào công việc, hãy dành thời gian:
- Xác định rõ phòng ban nào liên quan
- Hiểu vai trò và trách nhiệm của từng bên
- Nắm được mong đợi và khó khăn của họ
Việc này giúp bạn chủ động điều chỉnh cách làm việc và giao tiếp, tránh áp đặt hoặc hiểu sai nhu cầu của đối phương.
2: Thống Nhất Mục Tiêu Chung Ngay Từ Đầu
Khi làm việc với nhiều phòng ban, điều quan trọng không phải là “ai làm gì”, mà là: Tất cả đang cùng hướng tới mục tiêu nào?
Hãy làm rõ:
- Mục tiêu cuối cùng của công việc
- Kết quả mong muốn
- Thời hạn hoàn thành
Khi các phòng ban cùng nhìn về một mục tiêu chung, sự phối hợp sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
3: Giao Tiếp Rõ Ràng, Ngắn Gọn Và Minh Bạch
Giao tiếp là yếu tố then chốt khi làm việc đa phòng ban. Một số nguyên tắc nên áp dụng:
- Trình bày vấn đề ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm
- Tránh dùng thuật ngữ chuyên môn quá riêng của một phòng ban
- Thống nhất kênh trao đổi chính (email, chat, họp…)
Đặc biệt, mọi nội dung quan trọng nên được xác nhận lại bằng văn bản để tránh sai sót.
4: Thống Nhất Quy Trình Và Biểu Mẫu Làm Việc
Việc mỗi phòng ban sử dụng một cách làm khác nhau sẽ gây khó khăn trong phối hợp. Vì vậy, nên:
- Thống nhất biểu mẫu, form, báo cáo
- Thống nhất quy trình xử lý công việc
- Xác định rõ đầu mối phụ trách từng hạng mục
Thống nhất quy trình làm việc và các loại biểu mẫu giúp tiết kiệm thời gian, giảm nhầm lẫn và tăng tính chuyên nghiệp.
5: Quản Lý Thời Gian Và Ưu Tiên Công Việc
Khi phải xử lý nhiều đầu việc từ nhiều phòng ban, bạn cần:
- Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên
- Xác định việc nào phụ thuộc phòng ban khác
- Chủ động nhắc tiến độ khi cần
Việc quản lý thời gian tốt giúp bạn không bị cuốn theo công việc phát sinh và vẫn đảm bảo tiến độ chung.
6: Giữ Thái Độ Hợp Tác Và Linh Hoạt
Làm việc liên phòng ban đòi hỏi:
- Sự lắng nghe
- Tinh thần hợp tác
- Sự linh hoạt trong xử lý tình huống
Thay vì tập trung vào việc “đúng – sai”, hãy tập trung vào giải pháp và kết quả cuối cùng. Thái độ tích cực sẽ giúp xây dựng mối quan hệ làm việc lâu dài và hiệu quả.
Kết Luận
Làm việc với nhiều phòng ban cùng lúc là thách thức nhưng cũng là cơ hội để mỗi cá nhân phát triển kỹ năng giao tiếp, tổ chức và tư duy tổng thể. Khi có phương pháp rõ ràng, thái độ hợp tác và kỹ năng quản lý công việc tốt, sự phối hợp liên phòng ban sẽ trở thành lợi thế giúp bạn làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn trong môi trường doanh nghiệp.
